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ShiftGuard

Funktionsübersicht

Jede Funktion, die ShiftGuard mitbringt

Zwei Zielgruppen, zwei sehr unterschiedliche Bedürfnisse: Die Einsatzleitung braucht Überblick und belastbare Nachweise, der Mitarbeiter im Dienst braucht zwei Klicks am Telefon. Diese Seite zeigt beides, jede Funktion mit einer Beispielansicht.

Für Organisationen Für Mitarbeiter

Für Organisationen & Administration

Disponieren, kontrollieren, nachweisen

Alles, was Ihre Einsatzleitung braucht: von der Serienplanung über die Echtzeit-Kontrolle bis zum revisionssicheren Nachweis für Lohnbuchhaltung und Prüfbehörde.

Planung & Disposition

Vom leeren Plan zur besetzten Woche.

Dienstplan

Schichten anlegen – mit Überlappungsprüfung

Legen Sie eine Schicht in wenigen Sekunden an: Mitarbeiter, Einsatzort, Beginn, Ende, fertig. Die Anwendung prüft dabei automatisch gegen alle bestehenden Schichten desselben Mitarbeiters und meldet jede zeitliche Überschneidung, bevor gespeichert wird. Ebenso wird das Lizenzlimit für aktive Schichten geprüft, damit Sie nie unbemerkt darüber hinauslaufen.

Gelöst: Kein Mitarbeiter steht mehr versehentlich zur selben Zeit an zwei Objekten.

Serienplanung

Ganze Wochen auf einmal planen

Wiederkehrende Dienste legen Sie als Serie an: Mitarbeiter, Objekt, Zeitraum, Uhrzeit und die gewünschten Wochentage. ShiftGuard erzeugt daraus alle Einzelschichten auf einen Schlag. Jede Schicht führt Beginn und Ende mit eigenem Datum und eigener Uhrzeit. Endet ein Dienst früher, als er beginnt, setzt ShiftGuard das Enddatum von selbst auf den Folgetag – ohne Haken, ohne Nacharbeit. In der Tabelle können Sie es je Zeile überschreiben, etwa bei Diensten, die länger als 24 Stunden laufen.

Beginn und Ende haben jeweils ein eigenes Datum – auch Dienste über Mitternacht hinaus stehen damit eindeutig fest.

Import

Bestehende Pläne aus Excel übernehmen

Kopieren Sie Ihren bisherigen Plan direkt aus Excel und fügen Sie ihn ein. ShiftGuard ordnet Namen und Objekte automatisch zu, prüft jede Zeile auf Format- und Datumsfehler, erkennt Überschneidungen innerhalb der Datei wie auch mit bereits geplanten Schichten und meldet, wenn das Lizenzkontingent nicht reicht. Sie sehen das Ergebnis vollständig, bevor etwas gespeichert wird.

Bis zu 1.000 Zeilen pro Vorgang. Erst nach Ihrer Freigabe wird geschrieben.

Überblick

Der ganze Monat auf einer Seite

Die Monatsübersicht stellt Mitarbeiter in den Zeilen und Tage in den Spalten gegenüber. In jeder Zelle steht die geplante Zeitspanne mit Einsatzort, nicht ein Schichtkürzel. Schichten über Mitternacht laufen als durchgehender Balken über beide Tage. Auf einen Blick erkennen Sie Unterdeckung, Häufungen und wer diesen Monat auffällig viel oder wenig trägt. Wochenenden sind abgesetzt, der aktuelle Tag ist markiert, und rechts steht je Mitarbeiter die Anzahl der Schichten samt Stundensumme. Ein Klick schaltet dieselbe Übersicht auf die Einsatzorte um.

Wochenenden sind abgesetzt, der heutige Tag ist hervorgehoben, rechts stehen Anzahl und Stundensumme.

Kontrolle in Echtzeit

Wissen, wer kommt, bevor die Schicht beginnt.

Dashboard

Check-in-Quote in Echtzeit

Das Dashboard beantwortet die einzige Frage, die morgens wirklich zählt: Ist heute alles besetzt? Sie sehen die Zahl der Mitarbeiter und Schichten, wie viele bereits eingecheckt sind, wie viele das Zeitfenster verstreichen ließen, und die Check-in-Quote als eine Zahl. Jede Schicht des Tages steht mit Uhrzeit, Objekt und Status darunter.

Mit Tagesnavigation: gestern prüfen, morgen vorbereiten.

Frühwarnung

Verpasste Check-ins minütlich erkannt

Ein Hintergrundprozess prüft jede Minute, ob ein Check-in-Fenster ohne Check-in geschlossen hat. Ist das der Fall, gilt die Schicht als verpasst und die Meldung geht raus, garantiert genau einmal je Schicht, ohne Wiederholungen. Wann das Fenster öffnet und schließt, legen Sie selbst fest.

Standardfenster: öffnet 120 Minuten vor Schichtbeginn, schließt 60 Minuten davor.

Benachrichtigung

E-Mail an Einsatzleitung und Mitarbeiter

Bleibt ein Check-in aus, geht sofort eine E-Mail an die hinterlegte Einsatzleitung, mit Name, Personalnummer, Einsatzort und Schichtzeiten, alles auf Deutsch. Auf Wunsch erhält der Mitarbeiter dieselbe Meldung, damit ein schlichtes Vergessen sich noch selbst korrigieren lässt.

Empfänger und Versand je Ereignis in den Einstellungen abschaltbar.

Displaymodus

Wandmonitor für die Wachzentrale

Für den Monitor in der Wachzentrale gibt es eine eigene, aufgeräumte Vollbildansicht. Sie zeigt die laufenden Schichten mit Check-in-Status und aktualisiert sich alle 30 Sekunden von selbst. Der Zugang läuft über einen Token, den Sie jederzeit neu erzeugen können. Ein Benutzerkonto ist nicht nötig, und vom Display aus lässt sich nichts verwalten.

Zugang über einen eigenen Token, ohne Benutzerkonto und ohne Zugriff auf Verwaltungsfunktionen.

Zeiterfassung

Was geplant war, was tatsächlich gearbeitet wurde, und die Differenz.

Plan & Ist

Soll und Ist nebeneinander, mit Differenz

Der Check-in beantwortet, ob jemand kommt. Die Zeiterfassung beantwortet, wie lange gearbeitet wurde. Beide Werte stehen hier nebeneinander, mit der Differenz in Minuten. Filtern Sie nach Mitarbeiter, Einsatzort oder Status, etwa auf alle Schichten mit Korrekturbedarf, ohne jede Erfassung oder mit Verstößen gegen Ihre Arbeitszeitgrenzen.

Filter nach Mitarbeiter, Einsatzort und Status: laufend, Korrekturbedarf, keine Erfassung, Regelverstöße.

Korrektur

Korrigieren ohne den Originalwert zu verlieren

Weicht eine erfasste Zeit von der Wirklichkeit ab, korrigiert die Verwaltung sie, aber nur mit einer Begründung, das Feld ist Pflicht. Der ursprüngliche Wert bleibt dabei erhalten: Die Korrektur wird zusätzlich als eigenes Ereignis protokolliert, mit altem Wert, neuem Wert, Grund und Person. Alternativ bestätigen Sie die Zeit unverändert; auch das wird festgehalten.

Der ursprüngliche Wert wird nie überschrieben, sondern als zusätzliches Ereignis festgehalten.

Automatik

Offene Schichten schließen sich von selbst

Vergisst jemand das Beenden, bleibt die Erfassung nicht ewig offen: Nach einer von Ihnen gesetzten Frist schließt das System sie mit der geplanten Endzeit und markiert sie als korrekturbedürftig. Sie zählt erst, wenn die Verwaltung sie bestätigt oder korrigiert hat, und ist überall als automatisch beendet gekennzeichnet.

Frist je Organisation einstellbar, Standard 30 Minuten nach dem geplanten Ende.

Export

CSV für die Lohnbuchhaltung

Ein Klick erzeugt die Monatsdatei für die Lohnabrechnung: Personalnummer, Name, Einsatzort, Plan- und Ist-Zeiten in Minuten, Check-in-Zeitpunkt sowie die Kennzeichen, ob das Ende vom System gesetzt, ob korrigiert und ob noch zu prüfen ist. Der Hinweis auf die fehlende Pausenerfassung steht in der Datei selbst, damit niemand die Werte für fertige Arbeitszeit hält.

Semikolon-getrennt mit BOM. Excel öffnet die Datei mit korrekten Umlauten per Doppelklick.

Nachweis & Rechtssicherheit

Was Sie im Ernstfall vorlegen können.

Revisionssicher

Ein Protokoll, das sich nicht stillschweigend ändern lässt

Jedes Ereignis wird unveränderlich festgehalten: Check-in, verpasster Check-in, Schichtstart und -ende, automatischer Abschluss, Korrekturen, Bestätigungen, Arbeitszeit-Warnungen sowie das Anlegen, Verschieben und Löschen von Schichten. Je Eintrag stehen Person oder „System“, IP-Adresse, Zeitpunkt der Erfassung, alter und neuer Wert, Begründung und ein Abbild der Sollzeiten. Über die Anwendung lässt sich davon nichts ändern oder löschen, und weil die Einträge je Organisation kryptografisch verkettet sind, fällt selbst ein Eingriff an der Datenbank vorbei beim Prüflauf auf.

Je Organisation über SHA-256 verkettet: Auch eine Manipulation per direktem Datenbankzugriff fällt beim Prüflauf auf.

ArbZG

Arbeitszeitgrenzen, die warnen statt zu blockieren

Ruhezeit, Tages- und Wochenhöchstarbeitszeit, Arbeitstage am Stück, Sonn- und Feiertage sowie Nachtzeit und Nachtschichtdauer stellen Sie je Organisation ein. Wird eine Grenze überschritten, erscheint ein Hinweis und der Vorgang landet im Protokoll. Geplant und erfasst werden kann weiterhin. Feiertage pflegen Sie als Datumsliste, weil sie in Deutschland bundeslandabhängig sind; Sonntage erkennt das System selbst.

Bewusst keine Sperre: Disposition muss kurzfristig besetzen können, und niemand darf am Erfassen seiner Arbeitszeit gehindert werden.

Bericht

Dienstplan zum Aushängen und Ausdrucken

Für Aushang, Kundenabstimmung oder Ablage erzeugen Sie einen Dienstplanbericht: Zeitraum und Mitarbeiter wählen, fertig. Die Ausgabe ist nach Tagen gruppiert und bringt ein eigenes Druck-Layout mit, das Navigation und Schaltflächen ausblendet. Was aus dem Drucker kommt, sieht aus wie ein Dokument, nicht wie eine abfotografierte Webseite.

Eigenes Druck-Layout: ohne Navigation, ohne Schaltflächen, mit sauberen Seitenumbrüchen.

Stammdaten, Einstellungen & Betrieb

Das Fundament, auf dem alles andere aufsetzt.

Stammdaten

Mitarbeiter anlegen und Zugänge vergeben

Jeder Mitarbeiter bekommt Vor- und Nachname, Personalnummer, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und einen eigenen Zugang. Beim Anlegen prüft ShiftGuard Ihr Lizenzkontingent und zeigt jederzeit an, wie viele Plätze belegt sind. Zugänge lassen sich deaktivieren statt löschen. Wer deaktiviert ist, kann sich nicht mehr anmelden, bleibt aber in allen Auswertungen sichtbar.

Gelöschte Mitarbeiter werden nur ausgeblendet; historische Schichten und Protokolle bleiben vollständig.

Objekte

Einsatzorte mit allem, was vor Ort zählt

Objekte werden einmal zentral hinterlegt, mit Adresse, Zufahrtsbeschreibung und den Besonderheiten des Dienstes. Jede Schicht wird einem Einsatzort zugeordnet, und alles, was Sie hier eintragen, sieht der eingeteilte Mitarbeiter automatisch bei seiner Schicht. Neue Kollegen finden das Objekt damit auch ohne Einweisung.

Adresse, Beschreibung und Hinweise landen automatisch in der Mitarbeiteransicht der Schicht.

Unterlagen

Lagepläne und Fotos zum Objekt

Hinterlegen Sie Lagepläne, Zufahrtsfotos oder Objektanweisungen direkt am Einsatzort. Die eingeteilten Mitarbeiter sehen sie bei ihrer Schicht. Beim Hochladen prüft ShiftGuard nicht die Dateiendung, sondern den tatsächlichen Inhalt und dessen Aufbau; nur PDF, JPEG und PNG kommen durch. Die Dateien liegen auf einer privaten Ablage, und jeder Abruf wird gegen die Einteilung geprüft.

Dateien liegen außerhalb des öffentlichen Verzeichnisses. Jeder Abruf wird gegen die Einteilung geprüft.

Konfiguration

Ihre Regeln, nicht unsere Vorgaben

Wann öffnet und schließt das Check-in-Fenster? Ab wann darf eine Schicht gestartet werden? Wie lange bleibt eine offene Erfassung stehen? Wer bekommt welche E-Mail? Diese Werte legt jede Organisation für sich fest, zusammen mit Zeitzone, Arbeitszeitgrenzen und Feiertagsliste. Vorbelegt ist alles mit sinnvollen Standardwerten, Sie müssen also nichts konfigurieren, um zu starten.

Organisationseinstellungen überschreiben die globalen Standardwerte.

Team

Mehrere Administratoren, ein Konto pro Person

Disposition ist selten Ein-Personen-Arbeit. Legen Sie weitere Administratoren für Ihre Organisation an, jeder mit eigenem Zugang, damit im Protokoll später steht, wer wirklich korrigiert hat. Der einladende Administrator bleibt als Inhaber gekennzeichnet und lässt sich nicht versehentlich entfernen.

Der Inhaberzugang lässt sich nicht versehentlich entfernen.

Datentrennung

Ihre Daten sehen nur Sie

ShiftGuard ist von Grund auf mandantenfähig: Mitarbeiter, Einsatzorte, Schichten, Zeiten, Protokolle und Einstellungen gehören immer genau einer Organisation. Die Trennung greift in der Datenschicht und wird zusätzlich vor jedem Zugriff geprüft. Auch wer eine fremde Kennung direkt in die Adresszeile schreibt, bekommt nichts zu sehen.

Die Zuordnung zur Organisation wird bei jeder Abfrage erzwungen, nicht erst in der Ansicht gefiltert.

Lizenz

Kontingente immer im Blick

Jede Organisation hat genau eine Lizenz mit Limits für Mitarbeiter, Einsatzorte und aktive Schichten. Die Auslastung sehen Sie jederzeit als Balken, und bevor ein Limit erreicht ist, geht eine Warnmeldung raus. Läuft das Kontingent voll, werden neue Einträge blockiert; bestehende Daten bleiben unangetastet.

Wird ein Limit gesenkt, löscht ShiftGuard nichts; es werden lediglich keine neuen Einträge mehr zugelassen.

Zugangsschutz

Geschützte Registrierung, abgesicherte Anmeldung

Eine neue Organisation entsteht nicht durch bloßes Ausfüllen eines Formulars: Jede Registrierung wird erst geprüft und freigegeben. Das Anmeldeformular begrenzt Fehlversuche, und mehrere Verfahren halten automatisierte Anfragen fern: unsichtbares Honeypot-Feld, Zeitmessung des Formulars, reCAPTCHA sowie ein Filter für auffälligen Datenverkehr.

Nur Konten mit dem Status „aktiv“ dürfen sich anmelden; jeder andere Status bekommt eine klare deutsche Meldung.

Für Mitarbeiter

Zwei Klicks am Telefon – mehr nicht

Wer im Dienst ist, hat keine Zeit für Software. Die Mitarbeiteransicht zeigt genau eine Sache: die eigene Schicht und die Schaltfläche, die jetzt gerade dran ist. Keine Installation, keine Einweisung, kein Konto anlegen.

Im Dienst am Telefon

Alles, was ein Mitarbeiter zwischen Schichtbeginn und Feierabend braucht.

Check-in

Antreten bestätigen, bevor die Schicht beginnt

Vor Schichtbeginn bestätigt der Mitarbeiter mit einem Tippen, dass er antritt. Die Schaltfläche erscheint nur, solange das Zeitfenster offen ist, und darunter steht immer, bis wann es geht. Mehrfaches Tippen erzeugt keine Doppeleinträge. Für die Einsatzleitung entsteht daraus die Vorlaufzeit, in der sich ein Ausfall noch auffangen lässt.

Zeitfenster je Organisation einstellbar. Standard: ab 120 Minuten vor Beginn, bis 60 Minuten davor.

Arbeitszeit

Schicht starten und beenden

Der Check-in sagt nur, dass jemand kommt; gearbeitet wird danach. Mit „Schicht starten“ und „Schicht beenden“ wird die tatsächliche Arbeitszeit erfasst. Starten ist ab 30 Minuten vor Schichtbeginn möglich, Beenden hat keine Obergrenze: Schichten dauern regelmäßig länger als geplant, und das soll sich auch so aufzeichnen lassen. Beides läuft über einen Schieberegler, gewischt statt getippt, damit in der Jackentasche nichts aus Versehen ausgelöst wird.

Nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG ist die gesamte Arbeitszeit aufzuzeichnen, nicht nur die Anwesenheitsbestätigung.

Keine Sackgasse

Auch ohne Check-in erfassbar

Wer den Check-in verpasst hat, aber vor Ort steht und arbeitet, muss seine Zeit trotzdem erfassen können; alles andere wäre eine Lücke im Nachweis. ShiftGuard lässt den Schichtstart deshalb auch ohne Check-in zu und hält im Protokoll fest, dass keiner vorlag. Der Mitarbeiter landet nie in einer Sackgasse, und die Einsatzleitung sieht trotzdem, was passiert ist.

Dass kein Check-in vorlag, wird protokolliert; die Zeiterfassung wird aber nie verweigert.

Tagesansicht

Nur die eigenen Schichten – farblich klar unterschieden

Die Startseite des Mitarbeiters zeigt den heutigen Tag; mit Pfeilen lässt sich vor- und zurückblättern. Jede Schicht ist eine Karte mit Uhrzeit, Dauer, Einsatzort und einem farbigen Zustand: anstehend, eingecheckt, laufend, abgeschlossen, verpasst oder automatisch beendet. Sichtbar sind ausschließlich die eigenen Schichten, nie die von Kolleginnen und Kollegen.

Kein Mitarbeiter sieht Schichten, Zeiten oder Daten von Kolleginnen und Kollegen.

Nachtragen

Automatisch beendet? Echte Endzeit nachtragen

Die Frist für den automatischen Abschluss ist bewusst knapp und greift deshalb auch, während noch gearbeitet wird. Damit daraus kein falscher Wert wird, kann der Mitarbeiter eine automatisch beendete Schicht nachträglich mit seiner echten Endzeit abschließen, solange die Verwaltung sie noch nicht bestätigt hat. Der Regler setzt als Ende die aktuelle Uhrzeit und ersetzt damit die automatisch eingetragene Planzeit.

Beide Werte, der automatisch gesetzte und der nachgetragene, bleiben im Protokoll sichtbar.

Vor Ort

Adresse, Hinweise und Unterlagen zur Schicht

Zu jeder Schicht stehen die Angaben zum Objekt direkt dabei: Die Adresse ist ein Link, der die Navigations-App öffnet, dazu kommen Zufahrtshinweise und Besonderheiten des Dienstes. Vom Büro hinterlegte Lagepläne und Fotos lassen sich mit einem Tippen öffnen, abrufbar nur für die dort tatsächlich eingeteilten Mitarbeiter.

Unterlagen öffnen sich nur für Mitarbeiter, die an diesem Objekt auch tatsächlich eingeteilt sind.

Planung

Eigener Monatsplan zum Nachschlagen und Ausdrucken

Neben der Tagesansicht gibt es den eigenen Monatsplan: alle Schichten mit Datum, Uhrzeit und Einsatzort untereinander, dazu die Summe der geplanten Stunden. Für alle, die ihren Plan lieber auf Papier am Kühlschrank hängen haben, bringt die Seite ein eigenes Druck-Layout mit.

Eigenes Druck-Layout – passt auf eine Seite, auch für den Kühlschrank zu Hause.

Anmeldung

E-Mail und Passwort – mehr braucht es nicht

Jeder Mitarbeiter meldet sich mit seiner E-Mail-Adresse und seinem Passwort an – dieselbe Anmeldung im Büro und am Einsatzort. Wer das Passwort vergessen hat, setzt es über den Link in der Anmeldemaske selbst zurück, ohne Anruf im Büro. Es gibt keine App zu installieren, die Anwendung läuft im Browser jedes Telefons.

Kein Konto anlegen, keine App installieren: Der Zugang wird vom Büro eingerichtet und läuft im Browser.

Konto

Passwort selbst ändern

Das vom Büro vergebene Startpasswort lässt sich jederzeit selbst ändern, direkt in der Mitarbeiteransicht, ohne Umweg über die Verwaltung. Nach jeder Änderung geht eine Bestätigung per E-Mail raus. Wer sein Passwort vergessen hat, fordert über die Anmeldeseite selbst ein neues an.

Bei jeder Änderung geht eine Bestätigungsmail raus; eine unbemerkte Übernahme fällt damit sofort auf.

Klartext

Meldungen, die erklären statt zu blockieren

Wo etwas nicht geht, steht auch warum und ab wann wieder, nicht bloß „nicht verfügbar“. Das Check-in-Fenster nennt seine Uhrzeit, eine unterschrittene Ruhezeit wird beziffert, und ein leerer Tag sagt, was als Nächstes zu tun ist. Die gesamte Anwendung samt aller E-Mails ist auf Deutsch.

Sämtliche Oberflächen, Statusanzeigen, Fehlermeldungen und E-Mails sind durchgängig auf Deutsch.

Die Ansichten auf dieser Seite bilden die Oberfläche von ShiftGuard nach und zeigen Beispieldaten. Namen, Objekte und Zeiten sind frei erfunden; aus Gründen des Datenschutzes zeigen wir hier keine echten Kundendaten.

Rechtsgrundlage im Wortlaut: § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz, § 17 Mindestlohngesetz auf gesetze-im-internet.de. Die Angaben auf dieser Seite ersetzen keine Rechtsberatung.

Sehen Sie es an Ihrem eigenen Dienstplan

Legen Sie Ihr erstes Objekt an und planen Sie eine echte Woche – 30 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Wenn Sie es lieber gemeinsam durchgehen, richten wir ShiftGuard in einem kurzen Gespräch an einem Ihrer Objekte ein: mit Ihren Schichten, nicht mit unseren Beispielen.

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Der Funktionsumfang ist in jeder Preisstufe derselbe. Was ShiftGuard kostet, steht auf der Preisseite – gestaffelt allein nach der Zahl Ihrer Zugänge, ab 99 € im Monat.

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