Schritt 1 von 6
Einsatzorte einmal anlegen
Jeder Ort bekommt Adresse, Ansprechpartner und die Unterlagen, die die Schicht vor Ort braucht: Lageplan, Objektfotos, Anweisungen.
- Lagepläne und Fotos hängen am Ort, nicht in einem Ordner auf einem Rechner
- Mitarbeiter sehen nur die Orte, an denen sie eingeteilt sind
- Änderungen wirken sofort für alle künftigen Schichten
Der Teil, den man einmal macht und danach vergisst.
Schritt 2 von 6
Mitarbeiter anlegen – ohne Installation
Personalnummer, Kontakt, fertig. Der Mitarbeiter bekommt seine Zugangsdaten per E-Mail und meldet sich im Browser an. Keine App im Store, kein Ausrollen auf Firmengeräte.
- Funktioniert auf Android, iPhone und am Rechner
- Die Lizenz zählt mit: das Kontingent ist jederzeit sichtbar
- Ausgeschiedene Mitarbeiter werden deaktiviert, ihre erfassten Zeiten bleiben erhalten
Kein Handbuch nötig: Wer E-Mails schreiben kann, kommt hier durch.
Schritt 3 von 6
Schichten planen – auch als Serie
Einzelne Schicht, Serie über Wochen oder der ganze Monat aus Excel eingefügt. ShiftGuard prüft jede Zeile, bevor etwas gespeichert wird.
- Überschneidungen werden erkannt, innerhalb der Eingabe wie auch gegen bereits geplante Schichten
- Nachtschichten über Mitternacht sind ein normaler Fall, kein Sonderfall
- Bis zu 1.000 Zeilen aus Excel einfügen; gespeichert wird erst nach Ihrer Freigabe
- Grenzen des Arbeitszeitgesetzes werden geprüft und gemeldet, ohne die Disposition zu blockieren
Der Schritt, der die meiste Zeit spart und die meisten Doppelbuchungen verhindert.
Schritt 4 von 6
Der Check-in, der Ausfälle früh sichtbar macht
Vor Schichtbeginn bestätigt der Mitarbeiter, dass er antritt. Bleibt die Bestätigung aus, erfahren Sie das, solange noch Zeit für Ersatz ist, nicht erst, wenn der Posten leer ist.
- Zeitfenster frei einstellbar, Standard: ab 2 Stunden bis 1 Stunde vor Beginn
- Bleibt der Check-in aus, gehen automatisch E-Mails an Leitung und Mitarbeiter
- Der Displaymodus zeigt den Stand aller Schichten auf einem Wandmonitor in der Zentrale
Aus „wir haben es zu spät gemerkt" wird „wir hatten zwei Stunden Vorlauf".
Schritt 5 von 6
Ist-Zeiten erfassen – revisionssicher
Der Check-in bestätigt nur das Antreten. Die tatsächliche Arbeitszeit erfassen Mitarbeiter über „Schicht starten" und „Schicht beenden". Vergisst jemand das Beenden, schließt das System die Erfassung ab und markiert sie als prüfbedürftig.
- Erfasst nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG
- Korrekturen durch die Verwaltung nur mit Begründung; alter und neuer Wert bleiben sichtbar
- Jedes Ereignis steht im Protokoll, über SHA-256 verkettet: auch ein Eingriff direkt in der Datenbank fällt beim Prüflauf auf
Der Teil, der bei einer Prüfung zählt.
Schritt 6 von 6
Vom Monatsende zur Lohnabrechnung
Ein CSV-Export je Monat mit Personalnummer, Einsatzort, Soll- und Ist-Zeiten in Minuten sowie den Kennzeichen, ob das Ende vom System gesetzt, ob korrigiert und ob noch zu prüfen ist.
- Semikolongetrennt – öffnet sich in Excel per Doppelklick mit korrekten Umlauten
- Druckbarer Dienstplanbericht für Aushang und Ablage
- Offene Punkte sind vor dem Export sichtbar, nicht danach
Aus einem Tag Zusammensuchen wird ein Knopfdruck.
Neuer Einsatzort
Lageplan oder Fotos ablegen
PDF, JPG, PNG · max. 8 MB
Bestehende Einsatzorte
Logistikzentrum Nord
Erlangen
Bürokomplex Hauptstraße
Nürnberg
Werksgelände Süd
Fürth
Mitarbeiter
Mitarbeiter anlegen
Die Zugangsdaten gehen per E-Mail direkt an den Mitarbeiter. Anmeldung im Browser, keine App nötig.
Markus Behrend
MA-1042Objektschutz
Yasemin Kaya
MA-1043Empfang
Tobias Reinhardt
MA-1044Streife
Anja Wolter
MA-1045Objektschutz
| Name | Nr. | Einsatz |
|---|---|---|
| Markus Behrend | MA-1042 | Objektschutz |
| Yasemin Kaya | MA-1043 | Empfang |
| Tobias Reinhardt | MA-1044 | Streife |
| Anja Wolter | MA-1045 | Objektschutz |
Schichtplanung · KW 38
Tabelle seitlich verschiebbar →
Überschneidung erkannt: Di 16.09.
Tobias Reinhardt ist bereits von 14:00 bis 22:00 am Bürokomplex Hauptstraße eingeteilt. Zusätzlich unterschreitet die Ruhezeit zur Vorschicht 11 Stunden.
Der Hinweis blockiert nicht; die Disposition entscheidet. Der Vorgang landet im Protokoll.
Geplant
14
Eingecheckt
12
Offen
2
Markus Behrend
Logistikzentrum Nord · 06:00
Anja Wolter
Werksgelände Süd · 14:00
Tobias Reinhardt
Bürokomplex Hauptstraße · 14:00
| Mitarbeiter | Einsatzort | Beginn | Status |
|---|---|---|---|
| Markus Behrend | Logistikzentrum Nord | 06:00 | Eingecheckt 04:52 |
| Anja Wolter | Werksgelände Süd | 14:00 | Schicht läuft |
| Tobias Reinhardt | Bürokomplex Hauptstraße | 14:00 | Kein Check-in |
Benachrichtigung verschickt · 13:00 Uhr
Tobias Reinhardt hat sich für die Schicht um 14:00 nicht eingecheckt. Leitung und Mitarbeiter wurden per E-Mail informiert.
Eine Stunde Vorlauf, um Ersatz zu organisieren.
Zeiterfassung · September
Markus Behrend
bestätigt- Soll
- 06:00–14:00
- Ist
- 05:58–14:12
Yasemin Kaya
zu prüfen- Soll
- 22:00–06:00
- Ist
- 21:57–06:00*
* Vom System gesetzt, weil das Beenden ausblieb. Zählt erst nach Prüfung.
| Datum | Mitarbeiter | Soll | Ist | Status |
|---|---|---|---|---|
| 15.09. | Markus Behrend | 06:00–14:00 | 05:58–14:12 | Bestätigt |
| 15.09. | Yasemin Kaya | 22:00–06:00 | 21:57–06:00* | Zu prüfen |
* Vom System gesetzt, weil das Beenden ausblieb. Zählt erst nach Prüfung durch die Verwaltung.
Korrektur eintragen
Protokoll · unveränderlich
- 06:00System · Schicht automatisch beendet
- 21:57Y. Kaya · Schicht gestartet
- 20:14Y. Kaya · Check-in bestätigt
- 12:02S. Koustas · Schicht angelegt
Jeder Eintrag ist per SHA-256 mit dem vorherigen verkettet. Ein Eingriff direkt in der Datenbank bricht die Kette und fällt beim Prüflauf auf.
Monatsexport
Alle Zeiten geprüft
Keine offenen Korrekturen für diesen Zeitraum.
zeiten-2026-09.csv
Semikolongetrennt, Zeiten in Minuten. Öffnet sich in Excel per Doppelklick.
Beispielansicht mit erfundenen Daten. Die Schaltflächen darin sind ohne Funktion. In die Felder dürfen Sie gern hineinschreiben, gespeichert wird nichts. Mit den Pfeiltasten blättern Sie durch die Schritte. Zum Blättern wischen.