Datenschutzerklärung

Wir freuen uns, dass Sie unsere Website besuchen, und bedanken uns für Ihr Interesse. Im Folgenden informieren wir Sie über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Website. Personenbezogene Daten sind hierbei alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist INVRTUAL UG (haftungsbeschränkt), Frauenweiherstrasse 15, 91058 Erlangen, Deutschland, Tel.: +49 9131 6821020, E-Mail: info@invrtual.de. Der für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten Verantwortliche ist diejenige natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Zwei Rollen. Für den Besuch dieser Website, für Kundenkonten und für die Abwicklung unserer Verträge (Ziffern 2 bis 4 und 6) sind wir Verantwortlicher. Für die Daten, die unsere Kunden in ShiftGuard über ihre Beschäftigten verarbeiten – Stammdaten, Schichten, Arbeitszeiten und das Zeitprotokoll (Ziffer 5) –, ist der jeweilige Arbeitgeber Verantwortlicher; wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in seinem Auftrag nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage unseres Auftragsverarbeitungsvertrages. Sind Sie Beschäftigter eines unserer Kunden, erhalten Sie die Informationen nach Art. 13 DSGVO von Ihrem Arbeitgeber; an ihn richten Sie auch Ihre Anfragen.

Bei der bloß informatorischen Nutzung unserer Website, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur solche Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt (sog. „Server-Logfiles"). Diese Daten umfassen:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
• Jeweils übertragene Datenmenge
• Website, von der die Anforderung kommt (Referrer)
• Browser und Betriebssystem

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung der Stabilität und Funktionalität unserer Website. Die Daten werden nicht weitergegeben oder anderweitig verwendet. Wir behalten uns allerdings vor, die Server-Logfiles nachträglich zu überprüfen, sollten konkrete Anhaltspunkte auf eine rechtswidrige Nutzung hinweisen. Die Protokolldateien werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Soweit Zugriffe wegen auffälligen Verhaltens gesondert festgehalten werden, geschieht das mit gekürzter IP-Adresse.

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Wir unterscheiden zwei Gruppen: technisch notwendige Cookies, die wir immer setzen, und externe Dienste, die wir nur nach Ihrer Einwilligung laden.

Technisch notwendige Cookies

• Sitzungs-Cookie (shiftguard_session): Speichert Ihre Sitzungsinformationen während Sie angemeldet sind. Wird nach dem Schließen des Browsers oder nach Ablauf der Sitzung gelöscht.
• CSRF-Token (XSRF-TOKEN): Schützt vor Cross-Site-Request-Forgery-Angriffen und erhöht die Sicherheit beim Absenden von Formularen.
• Remember-Cookie (remember_web_*): Optional, wenn Sie "Angemeldet bleiben" wählen. Ermöglicht eine automatische Anmeldung bei Ihrem nächsten Besuch.
• Einwilligungs-Cookies (cookie_consent_id, cookie_consent_prefs): Halten Ihre Entscheidung über Cookies für 2 Jahre fest, damit wir Sie nicht bei jedem Besuch erneut fragen.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren Betrieb der Website. Für diese Cookies ist keine Einwilligung erforderlich, und sie lassen sich nicht abwählen, ohne die Anwendung unbrauchbar zu machen.

Nachweis Ihrer Entscheidung: Zu jeder Entscheidung speichern wir den Zeitpunkt, die Fassung des Hinweises und die gewählten Kategorien. Nur wenn Sie in externe Dienste einwilligen, speichern wir zusätzlich Ihre IP-Adresse und Ihre Browserkennung; das dient dem Nachweis der Einwilligung nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO. Lehnen Sie ab, speichern wir beides nicht. Die Angaben werden nach zwei Jahren automatisch gelöscht.

Externe Dienste (nur mit Ihrer Einwilligung)

Ohne Ihre Einwilligung wird auf unserer Website kein Inhalt von Servern Dritter nachgeladen. Schriftarten und Symbole liefern wir von unserem eigenen Server aus. Derzeit fällt in diese Gruppe ausschließlich Google reCAPTCHA zum Schutz des Anmelde- und des Registrierungsformulars; Näheres in Ziffer 4. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: über den Link „Cookie-Einstellungen“ am Ende jeder Seite, indem Sie dort „Nur notwendige“ wählen, oder indem Sie die Cookies dieser Website in Ihrem Browser löschen. Lehnen Sie ab, bleiben alle Formulare nutzbar – sie sind dann durch Verfahren geschützt, die ohne Weitergabe von Daten an Dritte auskommen.

Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO werden personenbezogene Daten im jeweils erforderlichen Umfang weiterhin erhoben und verarbeitet, wenn Sie uns diese bei der Eröffnung eines Kundenkontos mitteilen. Welche Daten für die Kontoeröffnung erforderlich sind, entnehmen Sie der Eingabemaske des entsprechenden Formulars auf unserer Website.

Folgende Daten werden bei der Registrierung erhoben:

• Kontaktperson: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert, nicht im Klartext)
• Organisation und Rechnung: Firmenname, Anschrift, Telefon und E-Mail-Adresse der Organisation (beide optional), abweichende Rechnungs-E-Mail-Adresse, USt-IdNr. und Anmerkung (jeweils optional)
• Bestellung: gewählte Preisstufe, Abrechnungsweise, begleitete Einrichtung, Bewerbung als Design-Partner, die daraus berechneten Beträge und die Bestätigung, als Unternehmer zu handeln
• Zeitstempel der Registrierung
• Herkunft der Registrierung, sofern vorhanden. Sie stammt aus Ihrer Sitzung und dient ausschließlich der Frage, über welchen Weg Interessenten zu uns finden. Eine auf der Preisseite gewählte Preisstufe merken wir uns nur für die Dauer der Sitzung, um sie bei der Registrierung vorzuwählen; gespeichert wird sie nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der wirtschaftlichen Bewertung unserer eigenen Veröffentlichungen.

Diese Angaben benötigen wir für den Vertragsschluss und die Abrechnung; ohne sie ist eine Registrierung nicht möglich. Rechtsgrundlage ist, soweit nicht anders angegeben, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Nachweis des Vertragsschlusses. Mit Ihrer Bestellung speichern wir Ihre IP-Adresse und Ihre Browserkennung, den Zeitpunkt sowie Fassung und Prüfsumme der AGB und des Auftragsverarbeitungsvertrages, denen Sie zugestimmt haben. Das dient dem Nachweis, wer wann welchen Bedingungen zugestimmt hat. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, den Vertragsschluss im Streitfall belegen zu können. Diese Angaben bewahren wir bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren nach Vertragsende auf.

Mit dem Absenden der Registrierung ist Ihr Zugang sofort nutzbar; eine Prüfung durch uns findet vorher nicht statt. Sie erhalten eine Auftragsbestätigung per E-Mail.

Die Löschung Ihres Kundenkontos können Sie im Adminbereich unter „Vertrag“ oder durch eine Nachricht an die o.g. Adresse des Verantwortlichen beantragen. Nach Löschung Ihres Kundenkontos werden Ihre Daten gelöscht, sofern alle darüber geschlossenen Verträge vollständig abgewickelt sind, keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen und unsererseits kein berechtigtes Interesse an der Weiterspeicherung fortbesteht.

Google reCAPTCHA bei Registrierung und Anmeldung

Das Registrierungs- und das Anmeldeformular sind durch Google reCAPTCHA geschützt. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Beim Aufruf dieser Seiten wird ein Skript von Google geladen; dabei werden Ihre IP-Adresse, Angaben zu Ihrem Browser und Ihrem Gerät sowie Ihr Verhalten auf der Seite an Google übermittelt und können an die Google LLC in den USA übertragen werden. Grundlage dieser Übermittlung ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), nach dem die Google LLC zertifiziert ist. Google setzt hierfür Cookies.

Das Skript lädt erst, wenn Sie eingewilligt haben. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, die Sie über den Cookie-Hinweis oder unmittelbar am Formular erteilen und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Lehnen Sie ab, können Sie sich trotzdem anmelden und registrieren; die Formulare sind dann durch ein unsichtbares Zusatzfeld, eine Prüfung der Eingabedauer und eine verschärfte Begrenzung der Versuche je IP-Adresse geschützt. Näheres in der Datenschutzerklärung von Google.

5.1 Mitarbeiterverwaltung

Administratoren einer Organisation können Mitarbeiter anlegen. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

• Vorname, Nachname
• Mitarbeiternummer
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash)

Diese Daten werden zur Verwaltung und Zuweisung von Schichten benötigt.

5.2 Schichtplanung und Check-in

Bei der Erstellung von Schichten und Check-ins werden folgende Daten erfasst:

• Schichtdaten: Datum, geplante Start- und Endzeit, Standort
• Zugewiesene Mitarbeiter
• Check-in-Zeitstempel
• Tatsächlicher Beginn und tatsächliches Ende der Schicht, die daraus errechnete Arbeitszeit sowie die Angabe, ob der Eintrag durch den Mitarbeiter, durch einen Administrator oder automatisch entstanden ist
• Status-Informationen (checked_in, missed, etc.)
• Hinweise auf überschrittene Arbeitszeitgrenzen (etwa Ruhezeit, Tages- und Wochenhöchstarbeitszeit)

Diese Daten dienen der Schichtplanung, Anwesenheitserfassung und Abrechnung sowie der Aufzeichnung der Arbeitszeit, soweit der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist.

Jede dieser Erfassungen wird zusätzlich in dem unter Ziffer 5.4 beschriebenen unveränderlichen Protokoll festgehalten. Die dort genannte IP-Adresse wird nicht in der Schicht selbst gespeichert, sondern ausschließlich in diesem Protokoll.

5.3 Standortverwaltung

Für jeden Einsatzort werden Name, Adresse und optionale Beschreibung gespeichert. Diese Daten dienen der Organisation und Zuordnung von Schichten.

5.4 Unveränderliches Schicht- und Zeitprotokoll

Damit die erfassten Arbeitszeiten als Nachweis taugen, hält ShiftGuard jedes Ereignis rund um eine Schicht in einem gesonderten, nachträglich nicht mehr veränderbaren Protokoll fest. Protokolliert werden insbesondere: Planung, Verschiebung und Löschung einer Schicht, Check-in, verpasster Check-in, Beginn und Ende der Schicht, ein nicht erfasster Schichtbeginn, der automatische Abschluss einer offenen Schicht, die Korrektur einer erfassten Zeit durch einen Administrator, die Bestätigung eines Eintrags sowie Hinweise auf überschrittene Arbeitszeitgrenzen.

Zu jedem Eintrag werden folgende Daten gespeichert:

• Handelnde Person (Mitarbeiter, Administrator oder das System) sowie betroffene Person, jeweils mit Name und – soweit vorhanden – Personalnummer
• Art des Ereignisses sowie zwei Zeitstempel: der fachliche Zeitpunkt des Ereignisses und der Zeitpunkt, zu dem das System den Eintrag geschrieben hat
• Bei Korrekturen der Wert vor und nach der Änderung sowie die vom Administrator eingegebene Begründung
• IP-Adresse und Browserkennung (User-Agent) der Anfrage, mit der das Ereignis ausgelöst wurde
• Ein Abbild der Schicht zum Zeitpunkt des Ereignisses (geplante Start- und Endzeit, Einsatzort)

Die IP-Adresse wird ungekürzt gespeichert. Sie und die Browserkennung dienen ausschließlich dazu, einen Protokolleintrag einer Anfrage zuordnen zu können – etwa bei der Frage, ob eine Zeiterfassung tatsächlich vom Mitarbeiter selbst ausgelöst wurde oder ob ein Eintrag nachträglich von fremder Stelle verändert wurde. Ereignisse, die das System selbst auslöst (zum Beispiel der automatische Abschluss einer offenen Schicht durch eine zeitgesteuerte Aufgabe), enthalten weder IP-Adresse noch Browserkennung, weil ihnen keine Anfrage einer Person zugrunde liegt. Das Protokoll dient der Beweiskraft und Manipulationssicherheit der Arbeitszeitaufzeichnung des Arbeitgebers.

Folgen der Unveränderlichkeit: Die Einträge sind je Organisation kryptografisch miteinander verkettet (SHA-256). Jeder Eintrag enthält eine Prüfsumme über seinen eigenen Inhalt – einschließlich der IP-Adresse und der Browserkennung – und über die Prüfsumme des vorangegangenen Eintrags. Eine nachträgliche Änderung oder Löschung eines einzelnen Eintrags ist damit technisch nicht möglich, ohne die gesamte Kette erkennbar zu zerstören. Fehlerhafte Angaben werden deshalb nicht überschrieben, sondern durch einen zusätzlichen Korrektureintrag richtiggestellt, der den alten und den neuen Wert sowie die Begründung ausweist. Was das für Ihr Recht auf Berichtigung und Löschung bedeutet, steht in Ziffer 10.

Die Protokolleinträge sind in der Anwendung ausschließlich für die Administratoren der jeweiligen Organisation einsehbar. Sie sind Bestandteil des vollständigen Datenexports der Organisation und der Auskunft zu einer einzelnen Person, damit der Arbeitgeber seine Aufbewahrungs- und Auskunftspflichten erfüllen kann. An Dritte werden sie nicht weitergegeben.

ShiftGuard versendet automatisierte E-Mails für folgende Zwecke:

• Auftragsbestätigung: Nach Abschluss Ihrer Registrierung
• Hinweise zum Vertrag: Vor dem Ende der Testphase und vor einer Verlängerung, bei einer Kündigung sowie bei Änderungen durch uns, etwa einer verlängerten Testphase oder einer Sperre
• Passwort-Reset: Wenn Sie Ihr Passwort zurücksetzen
• Passwort-Änderung: Benachrichtigung über Passwortänderungen aus Sicherheitsgründen
• Schicht-Erinnerungen: Erinnerung an anstehende Check-ins
• Verpasste Check-ins: Benachrichtigung an Administratoren und betroffene Mitarbeiter bei verpassten Check-ins
• Willkommens-E-Mail: An neu angelegte Mitarbeiter mit Zugangsdaten
• Lizenz-Warnungen: Bei Erreichen von Lizenzlimits

Diese E-Mails sind für den Betrieb der Plattform erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherer und funktionaler Kommunikation).

Für den E-Mail-Versand speichern wir: E-Mail-Adresse, Name des Empfängers, Zeitpunkt des Versands und Versandstatus. Die E-Mails werden über Mailgun versandt (Ziffer 8). E-Mails an Beschäftigte einer Organisation – Willkommens-E-Mail, Schicht-Erinnerungen, verpasste Check-ins – versenden wir im Auftrag des Arbeitgebers (Ziffer 5).

ShiftGuard ist als mandantenfähige Plattform konzipiert. Jede registrierte Organisation bildet einen eigenständigen Mandanten. Alle Daten einer Organisation (Mitarbeiter, Schichten, Standorte, Check-ins) sind strikt von anderen Organisationen isoliert.

Datenisolation: Nutzer einer Organisation haben ausschließlich Zugriff auf die Daten ihrer eigenen Organisation; die Anwendung prüft das bei jedem einzelnen Zugriff.

Zugriff durch uns: Unsere Super-Administratoren verwalten Verträge und Lizenzen aller Organisationen. Schichten, Check-ins und Arbeitszeiten sehen sie in der Anwendung nicht ein. Eine Ausnahme gibt es: Ist eine Organisation gesperrt oder hat sie die Löschung ihres Kontos beantragt, kann sie selbst keinen Export mehr erstellen. Auf ihre Anforderung oder zur Erfüllung unserer Pflichten aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag erstellt ein Super-Administrator dann den vollständigen Datenexport der Organisation und prüft die Unversehrtheit ihres Zeitprotokolls. Jeder solche Export wird im Zeitprotokoll der Organisation vermerkt.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte findet grundsätzlich nicht statt, außer:

• Sie haben nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ausdrücklich eingewilligt
• Die Weitergabe ist nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich
• Es besteht eine gesetzliche Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

Folgende Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag. Mit jedem besteht ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO:

• Hosting und Datensicherung: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen. Server, Datenbank und die verschlüsselten Datensicherungen (Object Storage) stehen in Rechenzentren in Deutschland.
• E-Mail-Versand: Mailgun Technologies, Inc., San Antonio, Texas, USA. Wir nutzen die EU-Region von Mailgun; die E-Mails werden über Server in der EU versandt. Ein Zugriff aus den USA, etwa im Rahmen von Wartung und Support, ist nicht ausgeschlossen. Grundlage dafür ist der Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), ergänzend die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
• Google reCAPTCHA: nur nach Ihrer Einwilligung, siehe Ziffer 4.

Einen vorgelagerten Proxy- oder CDN-Dienst setzen wir nicht ein.

Alle Verbindungen zu unserer Website sind mit TLS (Transport Layer Security) verschlüsselt; unverschlüsselte Aufrufe werden auf die verschlüsselte Verbindung umgeleitet. Sie erkennen die Verschlüsselung am Schlosssymbol in der Adresszeile Ihres Browsers.

Sicherheitsmaßnahmen umfassen:

• TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert, nie im Klartext
• CSRF-Schutz für alle Formulare
• HttpOnly und SameSite-Flags für Cookies
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Zugriffskontrolle und Berechtigungskonzepte
• Strikte Trennung der Daten verschiedener Organisationen
• Kryptografisch verkettetes, nachträglich nicht veränderbares Protokoll der Arbeitszeitereignisse (Ziffer 5.4)
• Tägliche, mit AES-256 verschlüsselte Datensicherung in Deutschland, getrennt vom Anwendungsserver

Das geltende Datenschutzrecht gewährt Ihnen gegenüber dem Verantwortlichen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die nachstehenden Betroffenenrechte. Für die Daten nach Ziffer 5 ist das Ihr Arbeitgeber (siehe Ziffer 1); gegenüber uns bestehen sie für die Verarbeitungen, für die wir selbst verantwortlich sind (Auskunfts- und Interventionsrechte), wobei für die jeweiligen Ausübungsvoraussetzungen auf die angeführte Rechtsgrundlage verwiesen wird:

• Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Unterrichtung gemäß Art. 19 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO
• Recht auf Beschwerde gemäß Art. 77 DSGVO

Zuständige Aufsichtsbehörde. Für eine Beschwerde nach Art. 77 DSGVO können Sie sich an jede Aufsichtsbehörde wenden. Für uns als Verantwortlichen mit Sitz in Erlangen ist zuständig:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Anwendung weist auf Überschreitungen von Arbeitszeitgrenzen hin, trifft aber keine Entscheidung: sie blockiert nichts, und jede Bewertung und Korrektur nimmt ein Mensch vor.

Einschränkung beim Schicht- und Zeitprotokoll (Ziffer 5.4): Die Einträge dieses Protokolls sind kryptografisch verkettet und deshalb technisch unveränderlich. Ihrem Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO kommen wir dort nicht durch Überschreiben nach, sondern durch einen zusätzlichen Korrektureintrag, der den unrichtigen Wert, den richtigen Wert und die Begründung ausweist; der ursprüngliche Eintrag bleibt daneben sichtbar. Einer Löschung nach Art. 17 DSGVO steht für die Dauer der gesetzlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO entgegen. Das betrifft auch die zu einem Eintrag gespeicherte IP-Adresse und Browserkennung: Beide gehen in die Prüfsumme ein und lassen sich nicht einzeln entfernen, ohne den Nachweiswert des gesamten Protokolls zu zerstören. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird das Protokoll der betroffenen Organisation als Ganzes gelöscht (Ziffer 11). Über Anträge auf Berichtigung und Löschung entscheidet der Arbeitgeber als Verantwortlicher.

Die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten bemisst sich anhand der jeweiligen Rechtsgrundlage, am Verarbeitungszweck und – sofern einschlägig – zusätzlich anhand der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (z.B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen).

• Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO werden die betroffenen Daten so lange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.
• Existieren gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Daten, die im Rahmen rechtsgeschäftlicher bzw. rechtsgeschäftsähnlicher Verpflichtungen auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet werden, werden diese Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind und/oder unsererseits kein berechtigtes Interesse an der Weiterspeicherung fortbesteht.
• Bei der Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO werden diese Daten so lange gespeichert, bis Sie Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO ausüben, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen.
• Die Arbeitszeitnachweise nach Ziffer 5 einschließlich des Schicht- und Zeitprotokolls mit den darin enthaltenen IP-Adressen und Browserkennungen werden auf Weisung des Arbeitgebers bis zwei Jahre nach der letzten erfassten Arbeitszeit aufbewahrt, entsprechend § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz und § 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz. Endet der Vertrag früher, bleiben sie bis dahin gesperrt und werden anschließend für die Organisation als Ganzes gelöscht. Einzelne Einträge des Protokolls können innerhalb dieses Zeitraums nicht gelöscht werden, weil sie kryptografisch verkettet sind.
• Übrige Daten einer Organisation (Ziffer 5) löschen wir nach Ablauf der Abruffrist von 30 Tagen nach Vertragsende. Von den Stammdaten der Beschäftigten bleibt bis zum Ende der Aufbewahrung nur, was die Arbeitszeitnachweise zuordnet – Name und Personalnummer.
• Bestell- und Rechnungsdaten (Ziffer 4) bewahren wir nach § 257 HGB und § 147 AO bis zu zehn Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), den Nachweis des Vertragsschlusses einschließlich IP-Adresse bis drei Jahre nach Vertragsende.
• Datensicherungen werden nach 30 Tagen überschrieben. Bis dahin können gelöschte Daten noch in einer Sicherung enthalten sein; sie werden daraus nicht wiederhergestellt, außer zur Behebung eines Datenverlusts.
• Server-Protokolle löschen wir nach 14 Tagen (Ziffer 2), Nachweise zu Cookie-Entscheidungen nach zwei Jahren (Ziffer 3).

Sofern sich aus den sonstigen Informationen dieser Erklärung über spezifische Verarbeitungssituationen nichts anderes ergibt, werden gespeicherte personenbezogene Daten im Übrigen dann gelöscht, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind.

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand 25.09.2026.

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.