Datenformate und Export
Welche Daten Sie aus ShiftGuard erhalten, in welcher Struktur und in welchem Format – jederzeit, nach Vertragsende und beim Wechsel zu einem anderen Anbieter.
Worum es geht
Diese Seite ist das Online-Register nach Art. 26 lit. b der Verordnung (EU) 2023/2854 (Datenverordnung), auf das Teil B Ziffer 3 unserer AGB verweist. Den vollständigen Export Ihrer Organisation starten Sie im Adminbereich unter „Vertrag“. Er steht während der Vertragslaufzeit, während eines Wechsels und 30 Tage nach Vertragsende zur Verfügung und kostet nichts.
Aufbau des Archivs
Der Export ist ein ZIP-Archiv mit folgendem Inhalt:
LIESMICH.txt– was wo liegt und wie es zu lesen istpruefsummen.txt– SHA-256-Prüfsumme jeder Datei im Archiv, prüfbar mitsha256sum -c pruefsummen.txtintegritaetspruefung.txt– Ergebnis der Prüfung des unveränderlichen Zeitprotokolls zum Zeitpunkt des Exportsdaten/*.csv– alle Datenbereiche als CSV, eine Datei je Bereich (siehe unten)nachweise/JJJJ-MM/*.pdf– Arbeitszeitnachweis je Person und Monat sowie das Zeitprotokoll des Monats als PDFmaterial/…– die zu Einsatzorten hochgeladenen Dateien in ihrem ursprünglichen Format, auf Wunsch
Format der CSV-Dateien
- Zeichenkodierung UTF-8 mit Byte Order Mark (BOM)
- Trennzeichen Semikolon, Textbegrenzer doppeltes Anführungszeichen (RFC 4180)
- Erste Zeile: Spaltennamen wie unten aufgeführt
- Zeitangaben im Format
JJJJ-MM-TT hh:mm:ss, Zeitzone Europe/Berlin - Ja/Nein-Felder:
1für ja, leer für nein - Zellen, die mit
=,+,-,@, einem Tabulator oder einem Wagenrücklauf beginnen, erhalten ein vorangestelltes', damit Tabellenkalkulationen sie nicht als Formel ausführen - Gelöschte Mitarbeitende, Schichten und Einsatzorte sind mit ihrem Löschdatum enthalten
- Die Kennungen (
*_id) verknüpfen die Dateien untereinander, etwaschicht_idzwischen Schichten, Zeiterfassung und Zeitprotokoll - Ein Bereich ohne Einträge erhält keine Datei
Dateien und Spalten
daten/organisation.csv
Stammdaten der Organisation
name, strasse, plz, ort, land, e_mail, telefon, ansprechperson_vorname, ansprechperson_nachname, ansprechperson_telefon, angelegt_am
daten/benutzer.csv
Verwaltung und Mitarbeitende, auch ausgeschiedene
benutzer_id, vorname, nachname, e_mail, telefon, personalnummer, rolle, inhaber, status, angelegt_am, freigegeben_am, geloescht_am, daten_reduziert_am, anonymisiert_am
daten/einsatzorte.csv
Einsatzorte, auch gelöschte
einsatzort_id, name, beschreibung, details, adresse, plz, ort, angelegt_am, geloescht_am
daten/material.csv
Verzeichnis der Dateien zu Einsatzorten
einsatzort_id, einsatzort, titel, originaldateiname, dateityp, groesse_bytes, sha256, hochgeladen_von, hochgeladen_am, datei_im_archiv
daten/schichten.csv
Geplante Schichten, auch gelöschte
schicht_id, mitarbeiter_id, personalnummer, mitarbeiter, einsatzort_id, einsatzort, geplanter_beginn, geplantes_ende, geplante_minuten, angelegt_am, geloescht_am
daten/checkins.csv
Check-ins vor Schichtbeginn
schicht_id, mitarbeiter_id, mitarbeiter, eingecheckt_am
daten/zeiterfassung.csv
Erfasste Ist-Arbeitszeiten
schicht_id, mitarbeiter_id, personalnummer, mitarbeiter, beginn, quelle_beginn, ende, quelle_ende, erfasste_minuten, zu_pruefen, bestaetigt_am, bestaetigt_von
daten/hinweise.csv
Hinweise auf verpasste Check-ins und Schichtstarts
schicht_id, mitarbeiter_id, mitarbeiter, anlass, ausgeloest_am
daten/zeitprotokoll.csv
Unveränderliches Schicht- und Zeitprotokoll mit Prüfsummen
nr, zeitpunkt, ereignis, betroffene_person, personalnummer, schicht_id, geplanter_beginn, geplantes_ende, einsatzort, wert_vorher, wert_nachher, begruendung, ausgeloest_von, rolle, ip_adresse, browserkennung, erfasst_am, pruefsumme
daten/loeschbelege.csv
Belege über gelöschte Teile des Zeitprotokolls
beleg_nr, art, geloeschte_eintraege, zeitraum_von, zeitraum_bis, protokoll_bei_loeschung, rechtsgrundlage, begruendung, geloescht_von, geloescht_am, pruefsumme
Nicht enthalten
Vom Export ausgenommen sind nur Daten, die für das interne Funktionieren von ShiftGuard spezifisch sind oder deren Herausgabe die Konten angreifbar machen würde:
- Passwort-Hashes und Anmelde-Token
- interne Schlüssel und technische Einstellungswerte; die Einstellungen selbst sind im Adminbereich einsehbar
- datenbankinterne Verknüpfungen, soweit sie nicht zur Zuordnung der Dateien untereinander nötig sind
- das Verfahren, nach dem die Prüfsummen des Zeitprotokolls gebildet werden; die Prüfsummen selbst sind enthalten, eine unabhängige Prüfung führen wir auf Anfrage durch
Vertragsdaten stehen auf der Vertragsseite im Adminbereich. Unsere eigenen Nachweise – angenommene Rechtstexte und Cookie-Einwilligungen – gehören nicht zu Ihren Daten.
Standards und Weiterverarbeitung
CSV (RFC 4180), UTF-8, ZIP, PDF und SHA-256 sind offene, verbreitete Formate. Die Dateien lassen sich ohne ShiftGuard in jeder Tabellenkalkulation, Datenbank oder Lohnsoftware mit CSV-Import weiterverarbeiten. Für einen Wechsel gilt Teil B unserer AGB; Entgelte dafür berechnen wir nicht.